Jak založit účetní závěrku do sbírky listin?

Společenstvím vlastníků zbývá už jenom několik málo dnů, aby vložili účetní závěrku za rok 2017 do sbírky listin rejstříkového soudu. Nejpozději tak musí učinit do 12 měsíců od rozvahového dne (podle zákona o veřejných rejstřících však bez zbytečného odkladu), tj. do 31. 12. 2018. Neboť povinností subjektů zapsaných v obchodním rejstříku je každoročně zveřejnit účetní závěrku předáním rejstříkovému soudu. Na úvod je třeba říct, že účetní závěrku tvoří tři části:  

• rozvaha (bilance),
• výkaz zisku a ztráty (dříve výsledovka),
• příloha.

Tyto tři části tvoří nedílný celek účetní závěrky a je tedy potřeba vložit je kompletně do sbírky listin rejstříkového soudu. Při nesplnění povinnosti účetní závěrku zveřejnit hrozí pořádková pokuta 100 000 Kč. Pokud se jedná o opakované porušení této povinnosti, soud vyzve k nápravě a může dokonce přistoupit k zahájení řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací.

Jak takové uložení do sbírky probíhá? 

Účetní závěrku je nutné soudu doložit v elektronické podobě. Existuje přitom několik způsobů.

1. Odeslání do datové schránky

Prvním způsobem je odeslání závěrky prostřednictvím datové schránky, k tomu je nutné, aby SVJ či BD mělo zřízenou datovou schránku. Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem.nebo musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována, event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.

2. Odeslání e-mailem nebo přes podatelnu Sbírky listin

Dalším možným způsobem je podání prostřednictvím emailu nebo webovou aplikaci ePodatelna, soubory musí opět podepsány elektronickým podpisem.

3. V papírové podobě či datovém nosiči

Existují však subjekty, kteří elektronickou komunikaci nevyužívají. V tomto případě se nabízí nahrát účetní závěrku na CD/DVD nebo jiný datový přenašeč a s průvodním dopisem ji zaslat doporučeně (nebo osobně zanést) příslušnému rejstříkovému soudu podle sídla bytového domu. Seznam a adresy rejstříkových soudů jsou dostupné zde.

Průvodní dopis by měl obsahovat identifikaci subjektu (název, adresa a IČ) a doprovodný text, například: „Na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 221/2015 Sb., resp. jeho přechodných ustanovení, přikládáme účetní závěrku společenství vlastníků za rok 2017.“ Průvodní dopis by měl být podepsán statutárním zástupcem, který je oprávněn za dům jednat (vhodné bude uvést také celé jméno a příjmení a funkci zástupce).

Autorka: Pavla Pilchová, Pro náš dům, z.s.